Besturen van een vrijwilligersorganisaties
Vrijwilligersorganisaties worden over het algemeen bestuurd door enkele vrijwilligers die een bestuur vormen of meer informeel de leiding hebben.
Vrijwilligersorganisaties worden over het algemeen bestuurd door enkele vrijwilligers die een bestuur vormen of meer informeel de leiding hebben.
Als een organisatie wat groter wordt, is het verstandig om een officiële, bij de KVK geregistreerde, organisatie op te richten. Je bent dan (als bestuurder) niet meer hoofdelijk aansprakelijk voor verliezen of activiteiten van de organisatie en kunt bijvoorbeeld eenvoudiger fondsen aanvragen.
🏛️ Bestuursvorm
Een bestuur is verantwoordelijk voor de dagelijkse gang van zaken. Het is belangrijk om duidelijke afspraken te maken over de precieze rol van het bestuur ten opzichte van de overige vrijwilligers en/of betaalde medewerkers. Dit voorkomt verwarring en zulke afspraken zijn ook vereist voor bijvoorbeeld de Governance code.
Een bestuur is verantwoordelijk voor de dagelijkse gang van zaken. Het is belangrijk om duidelijke afspraken te maken over de precieze rol van het bestuur ten opzichte van de overige vrijwilligers en/of betaalde medewerkers. Dit voorkomt verwarring en zulke afspraken zijn ook vereist voor bijvoorbeeld de Governance code.
Er zijn vier bestuursvormen:
- Executief bestuur waarbij het bestuur een belangrijke rol speelt bij de uitvoering van het werk.
- Beleidsvormend bestuur waarbij het bestuur vooral het beleid vaststelt en de uitvoering door anderen wordt gedaan.
- Voorwaardenscheppend bestuur, hierbij formuleren zowel het bestuur als de directie het beleid en toetst het bestuur het beleid.
- Toezichthoudend bestuur (ook wel Raad van Toezicht) waarbij het bestuur een meer adviserende functie heeft.
⚖️ Bestuurswerk zwaar?
Bestuurswerk heeft de reputatie ‘zwaar’ te zijn, waardoor er bij vrijwilligers mogelijk minder animo is voor dit soort vrijwilligerswerk. Zittende bestuursleden kunnen hierdoor het gevoel krijgen dat ze onmisbaar zijn. Met als risico dat ze nóg meer taken op zich nemen, omdat ze denken dat ‘niemand anders het doet’. Hierdoor kunnen inderdaad omvangrijke en ‘zware’ takenpakketten ontstaan, waarvoor er weinig nieuwe mensen te vinden zijn.
- Deze vicieuze cirkel kun je doorbreken met simpele oplossingen (door bijvoorbeeld taken op te knippen en onder te brengen bij (thema)commissies). Maar soms is er meer nodig en vraagt het om een specifieke verandering in de organisatie om het bestuurswerk anders te organiseren waardoor het als minder zwaar ervaren wordt.
🗓️ Vergaderen
Enkele tips voor effectief vergaderen:
- Werk met een duidelijke agenda en stuur die van tevoren toe.
- Gebruik altijd een actielijst en werk die iedere vergadering bij.
- Maak duidelijke afspraken en wijs die zoveel mogelijk toe aan mensen.
- Doe aan timemanagement. Zorg dat de vergadering niet te lang duurt.
📜 Governance code
🛡️ Aansprakelijkheid als bestuurslid
Wanneer jullie initiatief geen officiële rechtsvorm heeft, ben jij als organisator/initiatiefnemer (persoonlijk) aansprakelijk voor alle verplichtingen en financiële risico’s van de organisatie.
Wanneer jullie initiatief geen officiële rechtsvorm heeft, ben jij als organisator/initiatiefnemer (persoonlijk) aansprakelijk voor alle verplichtingen en financiële risico’s van de organisatie.
Als bestuurder van een bij de KVK geregistreerde vereniging of stichting, ben je alleen hoofdelijk aansprakelijk in het geval van het niet voeren van een ‘behoorlijk bestuur’.
Onder het 'niet voeren van een behoorlijk bestuur' valt onder meer:
- Nalaten een boekhouding bij te houden.
- Handelen in strijd met het doel van de organisatie zoals genoemd in de statuten.
- Zwart ontvangen en zwart betalen van bedragen (incl. lonen).
- Niet het vier ogen principe toe passen.
Per 1 juli 2021 is de WBTR in werking getreden: de Wet bestuur en toezicht rechtspersonen. Er zijn nog strengere eisen gesteld aan het voorkomen van een tegenstrijdig belang.
