ð Administratie en registratie
Voor iedere organisatie is het handig om een vrijwilligersregistratie bij te houden.
Voor iedere organisatie is het handig om een vrijwilligersregistratie bij te houden.
Hierin sla je algemene (NAW: Naam Adres Woonplaats) gegevens op, maar ook zaken die gerelateerd zijn aan het vrijwilligerswerk. Bijvoorbeeld de startdatum van het vrijwilligerswerk, de taken die iemand doet, beschikbaarheid, vaardigheden, achtergrond, einddatum vrijwilligerswerk en de reden van iemands vertrek.. Aan te raden is om ook een contactpersoon bij nood te registreren.
Als je een vaste vrijwilligersvergoeding geeft, kan het handig zijn om de urenregistratie te koppelen aan de vrijwilligersregistratie. Wanneer bijvoorbeeld de Belastingdienst komt controleren, hebben jullie alle bestanden bij elkaar.
ð Wet AVG: veilig omgaan met persoonsgegevens
In Nederland mag je niet zomaar persoonlijke gegevens verzamelen en opslaan. De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) bepaalt precies wat wel en niet mag.
In Nederland mag je niet zomaar persoonlijke gegevens verzamelen en opslaan. De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) bepaalt precies wat wel en niet mag.
De belangrijkste aandachtspunten:
- Informeer je vrijwilligers duidelijk over welke gegevens je registreert en waarom.
- Zonder expliciete toestemming mag je deze gegevens niet delen met derden.
- Zorg voor goede beveiliging, bijvoorbeeld met wachtwoorden of een beveiligde cloudopslag, zodat alleen bevoegden toegang hebben.
- Sommige gegevens zijn gevoelig en mogen niet zomaar worden geregistreerd, zoals afkomst, gezondheid of geloof.
- Let op: je mag nooit het BSN-nummer van vrijwilligers registreren.
- KopieÃŦn van identiteitsbewijzen mag je meestal niet maken; het opschrijven van het nummer volstaat meestal.
ðïļ Slim roosteren en handige programma's bespaart tijd
- Google Documents: Maak een leeg rooster en nodig vrijwilligers uit om hun beschikbaarheid zelf in te vullen.
- Vrijwilligersdigitaal: Een betaalbare roostertool speciaal voor vrijwilligers, slechts âŽ1 per persoon.
- Datumprikker: Biedt ook een roosterfunctie om snel inzicht te krijgen in wie wanneer beschikbaar is.
ðïļ Techsoup: betaalbare software
Ben je onderdeel van een ANBI- of SBBI-organisatie?
Ben je onderdeel van een ANBI- of SBBI-organisatie?
Dan kun je via Techsoup tegen flinke korting software aanschaffen, van Photoshop en Adobe tot beveiligingsprogrammaâs en Microsoft- of Google-diensten. Wel moet je organisatie erkend zijn als goed doel om hiervoor in aanmerking te komen.
