Taakomschrijving Vrijwilligerscoördinator:

De vrijwilligerscoördinator beheert alle zaken aangaande de vrijwilligers (vrijwilligers) van de NVLE.

De commissies (redactie, lupus/APS commissie, sclerodermie/mctd commissie, patiëntenparticipatie, voorlichters en de commissie website/social media) werken autonoom en hebben ieder een bestuurslid in de commissie als contact met het bestuur, voor de regiocontactpersonen en overige vrijwilligers is dit de vrijwilligerscoördinator.

Taken:

• Oriënterend gesprek met nieuwe vrijwilliger samen met bestuurslid/commissielid
• Begeleiden van de regiocontactpersonen
• Adressenlijst en mailinglijst van de vrijwilligers actueel houden
• Accountbeheer vrijwilligers virtueel kantoor (toegang/rechten tot Office365)
• Aanbod cursussen (met name PGO Support) bijhouden en aanbieden aan vrijwilligers
• Teambulletin (nieuwbrief van bestuur naar vrijwilligers) verzorgen, na bestuursvergaderingen (aan de hand van de notulen) en bij ‘breaking news’
• Teamvergadering en Teamdagen organiseren (samen met de andere bestuursleden)
• Nieuwe vrijwilligers welkom heten, vrijwilligersmap en vrijwilligersovereenkomst verzorgen
• Vrijwilligers die stoppen een bedankbrief zenden met een bon ter waarde van 25 Euro
• Bij overlijden vrijwilliger actie samen met secretaris. Eerst bestuur inlichten en naaste vrijwilligers (telefonisch), daarna in mail alle vrijwilligers. Kaart namens bestuur naar familie, in overleg delegatie bestuur/naaste vrijwilligers naar uitvaart, bloemen laten bezorgen bij uitvaart met lint en tekst. In memoriam in volgend Venster schrijven (door vrijwilliger dat dichtbij stond of anders zelf). (staat ook in protocol secretaris/ secretariaat)
• Wijzigingen in het team doorgeven aan redactie Venster en commissie website/social media.
• Verjaardagen vrijwilligers bijhouden, (digitale) kaart sturen namens bestuur en teamleden.
• Samen met secretaris voor de vaste vrijwilligers een kerstattentie verzorgen (half oktober) – ook naar oproepvrijwilligers en leden medische adviesraad.
• Samen met secretaris voor de vrijwilligers uit de vrijwilligerspool een kerstkaart zenden – ook naar directe relaties van de NVLE (adreslijst in Virtueel Kantoor secretariaat)
• Alle overige zaken betreffende de vrijwilligers

Woont de bestuursvergaderingen (7 keer per jaar), de algemene ledenvergadering (1 keer per jaar), de bestuursdagen (1 keer per jaar) en de teamdagen (2 keer per jaar) bij.