Secretaris bij Kinderboerderij Otterspoor

Vacature Secretaris (vrijwillig)

ca. 3-4 uur per week

Over Kinderboerderij Otterspoor

Kinderboerderij Otterspoor bestaat sinds 1983 en is een ontmoetingsplek waar kinderen en volwassenen het boerenleven van dichtbij kunnen ervaren. Bezoekers maken kennis met onze dieren, vrijwilligers zorgen voor het dagelijks reilen en zeilen en het bestuur bewaakt de koers van de organisatie. Om alles goed te laten verlopen zijn we op zoek naar een secretaris die structuur en overzicht brengt in ons bestuur.

De rol van secretaris

Als secretaris ondersteun je het bestuur en zorg je dat de administratie, communicatie en verslaglegging goed georganiseerd zijn. Je bent nauw betrokken bij het reilen en zeilen van de boerderij en hebt een belangrijke rol in het doorgeven van informatie binnen en buiten de organisatie.

Administratie en correspondentie

Je zorgt dat de mailbox wordt bijgehouden en dat berichten bij de juiste persoon terechtkomen. Ook onderhoud je de administratie rondom vrijwilligers, zoals het bijhouden van in- en uitstroom en het aanvragen en registreren van VOG’s. Je zorgt dat de vacatures van vrijwilligersfuncties geregistreerd staan bij de vrijwilligerscentrales. Voor onze donateurs houd je de registratie bij en stel je brieven op waarmee we hen informeren en bedanken.

Vergaderingen voorbereiden en notuleren

Als secretaris stel je de agenda op, verspreid je de stukken en zorg je dat de vergaderingen soepel verlopen. Tijdens de bijeenkomsten maak je notulen en leg je de besluiten zorgvuldig vast. Aan het eind van het jaar stel je het jaarverslag op.

Overzicht en archief

Je beheert de documenten en papieren van de kinderboerderij, zodat alles goed terug te vinden is. Het handboek voor vrijwilligers houd je actueel en ook het sleutelbeheer valt onder jouw verantwoordelijkheid. Zo zorg je dat er altijd duidelijkheid is in de organisatie.

Communicatie en informatievoorziening

Je schrijft vacatureteksten wanneer er nieuwe vrijwilligers nodig zijn en je ziet erop toe dat de website up-to-date blijft. Daarnaast organiseer je de Otterspoornieuwsbrief en maak je een aparte nieuwsbrief voor vrijwilligers, zodat iedereen goed op de hoogte blijft van wat er speelt.

Wat vragen wij van jou?

We zoeken iemand die nauwkeurig werkt, overzicht kan bewaren en het leuk vindt om informatie helder vast te leggen en te delen. Bestuurlijke ervaring is mooi meegenomen, maar niet verplicht. Belangrijker is dat je gestructureerd werkt en plezier haalt uit samenwerken met het bestuur, de vaste beheerders en de vrijwilligers.

Wat bieden wij jou?

Een uitdagende vrijwilligersfunctie waarin je midden in de organisatie staat. Je werkt samen met een betrokken bestuur, onze vaste beheerders en een enthousiaste groep vrijwilligers. Daarnaast draag je bij aan het voortbestaan en de ontwikkeling van een unieke kinderboerderij die al meer dan veertig jaar een vaste plek in de wijk heeft.

Interesse?

Reageer dan via deze vacature of kijk op de website van Kinderboerderij Otterspoor voor onze contactgegevens. Je kunt natuurlijk ook even langskomen en de beheerder aanspreken. Laat je gegevens achter, dan nemen wij contact met je op.